Внедряем e-learning: финансовое обоснование

На заседании Клуба директоров учебных центров, которое состоялось 3 октября, несколько раз поднимался вопрос: "Как рассчитать, будет ли выгодно внедрять электронное обучение в организации?" Просили даже назвать статистику по численности организации, начиная с которой имеет смысл задумываться о внедрении.

Такую статистику я не встречала, да и вряд ли в ней есть смысл, учитывая, что все зависит во-первых, от целей, которые Вы ставили перед электронным обучением, во-вторых, от тех решений, которые Вы используете.

Тем не менее, сделать финансовое обоснование необходимо. 

Это поможет Вам заранее определиться с тем, какую конфигурацию системы Вы можете себе позволить, чего ждать от внедрения e-learning, и какие планы ставить для обучения в течение года. 

Есть, по моему опыту, 3 возможных мотива внедрения электронного обучения с точки зрения финансов:

1. Вы хотите снизить затраты на обучение, при этом сохранив охват. Возможно, такая цель поставлена руководством, либо Вы ожидаете ограничений по бюджету обучения, либо сами решили оптимизировать бюджет.

2. Вы хотите повысить охват сотрудников обучением, по возможности при тех же затратах (или допускаете, что чуть больших). Электронное обучение, действительно, дает возможность большего охвата сотрудников обучением, в том числе тех сотрудников, которые находятся в географически удаленных регионах.

3. Вы хотите повысить интенсивность проводимого обучения при тех же затратах (или чуть больших). Интенсивность обучения - это количество часов, которые сотрудник посвятил обучению в течение года. Сколько сейчас составляет этот показатель для вашей организации? Может быть, 3 часа в год, если сотрудники в основном проходят краткосрочное обучение? Или 8 часов? Достаточно ли этого? Вы можете увеличить этот показатель с внедрением электронного обучения, учитывая возможность массового зачисления на электронные курсы  и доступа к вебинарам.

Скорее всего, если Вы действительно более за идею обучения, то Вам хочется достичь всех трех целей одновременно - то есть и бюджет сэкономить, и при этом повысить охват и интенсивность. Возможность достичь больше чем одной цели за раз тоже существует, но для старта электронного обучения все-таки определите, какая из целей сейчас является первоочередной.

Электронное обучение мы будем сравнивать с очным обучением. Давайте разберемся с затратами на оба этих вида обучения.

Что учитывать в затратах очного обучения:

Расходы, связанные с командировками:

• в случае выезда участников к месту прохождения обучения - командировочные расходы участников (транспорт, проживание, суточные);
• в случае выезда тренера для проведения обучения - командировочные расходы тренера (транспорт, проживание, суточные).

Прочие расходы при проведении очного обучения

• аренда помещений;
• расходные канцелярские товары - бумага для флип-чартов, маркеры и пр.;
• распечатка раздаточных материалов;
• кофе-брейки.

Заработная плата

• администратор обучения - человек, который занимается сбором групп, организацией выездных тренингов, заключением договоров внешнего обучения и прочей организационной работой;
• тренер(-ы), преподаватель.

Скорее всего, Вы сможете найти все эти цифры в прошлогоднем отчете по использованию бюджета обучения. Если же данных нет, то постарайтесь приблизительно рассчитать сумму исходя из запросов подразделений. 

В зависимости от поставленной цели внедрения e-learning запланируйте, какую часть очного обучения Вы готовы перевести в электронный формат, а также - есть ли у вас цель окупить систему за 1 год.

За что придется платить при внедрении электронного обучения?

По каждому из пунктов на рынке есть предложения с различной стоимостью, поэтому необходимо определиться, какую систему и в какой комплектации Вы будет брать.

1. Система дистанционного обучения (СДО): покупка + затраты на интеграцию с существующими системами (единоразовый платеж) либо аренда (стоит гораздо дешевле, но платить необходимо ежемесячно);

2. Средство для разработки электронных курсов (единоразовый платеж, зависит от количества лицензий);

3. Техническая поддержка для СДО (в первый год обычно предоставляется бесплатно, ознакомьтесь, пожалуйста, с условиями поставщиков, после первого года - платно либо осуществляется внутренними силами);

4. Покупка или разработка курсов (в случае, если будете заказывать у внешних провайдеров);

5. Заработная плата:

• администратор (если вы значительно снижаете объем очного обучения, то это может быть тот же самый человек, который занимался администрированием очного обучения, если же нет, то понадобится дополнительный администратор для электронного обучения);
• тренер (определите, сохраните ли вы тренеров со 100% нагрузкой, или нагрузка будет снижаться);
• внутренний разработчик курсов;
• IT-специалист;
• тьюторы (необходимы в том случае, если вы решаете обеспечить непрерывную поддержку обучаемых - это могут быть тренеры, преподаватели или бизнес-эксперты);

6. Обучение для разработчиков, онлайн-тренеров, администратора, специалистов поддержки.

В зависимости от цели внедрения, которую Вы определили, Вам будут полезны различные показатели для финансового обоснования.

1. Снизить затраты на обучение означает отказаться от большей части затратного очного обучения и перевести его в электронный формат.

Финансовый показатель - годовой бюджет обучения.

2. Повысить охват обучением означает некоторую часть очного обучения перевести в электронный формат, распространив его среди большего количества сотрудников.

Финансовые показатели - годовой бюджет обучения, прогнозируемое количество обученных сотрудников, стоимость обучения 1 сотрудника. 

Например, основываясь на данных из приведенного выше примера, можно рассчитать, что средняя стоимость обучения 1 сотрудника составляет 7000 тенге (это без учета зарплаты сотрудников, занимающихся обучением). А после внедрения электронного обучения и достижения 100% охвата, стоимость обучения сотрудника будет составлять 4380 тенге.

3. Повысить интенсивность обучения. 

Финансовые показатели - годовой бюджет обучения, количество часов обучения в год на одного сотрудника.