Чек-лист внедрения электронного обучения

Когда Вы начинаете задумываться о внедрении электронного обучения в организации, всегда появляется большое количество вопросов. Что делать? С чего начать? Что понадобится? Вы понимаете, что выбор поставщика СДО (системы дистанционного обучения) и утверждение бюджета - это только начало. Как бы ничего не упустить... 

В этой статье я обозначила ключевые вопросы, которые помогут предвидеть возможные проблемы и составить план действий.

Воспользуйтесь этими вопросами в качестве  проверочного листа, отвечая "Да" или "Нет". На какое количество вопросов Вы сможете ответить "Да"?

1. Цель внедрения e-learning в организации определена достаточно четко? От того, как вы определите цель внедрения, будут зависеть многие другие шаги, поэтому этот пункт стоит самым первым. Что вы хотите достичь, внедряя e-learning - снизить затраты на обучение, увеличить охват, повысить эффективность обучения или что-то еще? 

2. Внедрение e-learning носит стратегический характер? Можете ли Вы объяснить, как будет развиваться электронное обучение в вашей организации через 1 год, через 3 года, через 5 лет? 

3. Вы можете привести финансовое обоснование внедрения e-learning? 

4. Руководство поддерживает внедрение электронного обучения? 

5. Вы знаете, как электронное обучение будет сочетаться с другими формами обучения, которые есть в организации? Какое обучение останется в очном формате, какое будет переведено в электронный, а какое будет смешанным? 

6. Вы определили, как будете оценивать результаты обучения? Вопрос о том, насколько эффективно электронно обучение в любом случае будет подниматься, руководством или другими заинтересованными сторонами, поэтому хорошо бы подумать об этом заранее.

7. У вас есть человек, который будет администрировать процесс обучения? Понадобится зачислять сотрудников на курсы, отслеживать процесс обучения, выгружать результаты, информировать, отвечать на вопросы пользования системой, а также распечатывать и направлять сертификаты участникам обучения, если это предусмотрено процессом обучения. 

8. Вы знаете, кто будет обеспечивать техническую поддержку системы? Первый год технической поддержки чаще всего включен в стоимость системы (проверьте условия покупки!), но дальше необходимо решать – продлите ли вы контракт на техподдержку с поставщиком системы? Если нет, то кто в вашей организации будет отвечать за техподдержку? 

9. Будут ли текущие курсы обеспечиваться поддержкой со стороны преподавателей, тренеров, бизнес-экспертов? Будут ли ваши курсы формой самостоятельного обучения или для каждого курса будет тьютор (преподаватель), который будет консультировать сотрудников по содержательным аспектам обучения? Самостоятельное обучение снизит затраты на обучение. Но в таком случае и требования к курсам должны быть на порядок выше, в частности в самом курсе сотрудники должны получать качественную обратную связь по выполненным заданиям и тестовым вопросам. 

10. У вас достаточно технических возможностей, чтобы развернуть СДО на своем сервере? Если ваши возможности по каким-то причинам не позволяют этого, вы можете использовать аренду системы дистанционного обучения – в таком случае система существует онлайн, на сервере поставщика услуг, а вы получаете возможность загружать курсы, сведения о сотрудниках, и обучать их в обычном режиме.

11. Качество вашего интернет-канала позволяет проводить вебинары и размещать видеофайлы в системе? 

12. Ваши сотрудники хорошо владеют компьютером? Насколько привычным для них будет получать информацию в электронном виде? 

13. У всех сотрудников есть доступ к компьютерам? Большинство сотрудников, работающих в офисе, имеют доступ к компьютерам, но если речь идет про производственный или торговый персонал, то это не всегда так. В таком случае, подумайте – можно ли выделить один компьютер на 3-4 человека, чтобы в свободное время они могли проходить обучение на нем?

14. На компьютерах ваших сотрудников установлено единое программное обеспечение (интернет-браузеры, медиа-плееры)? Курсы не всегда корректно отображаются в разных браузерах, либо требуют дополнительных установок программ (java, flash player, media player).

15. У сотрудников есть возможность слушать аудио-файлы и смотреть видео на своих компьютерах? В некоторых организациях видеокарты и аудиокарты не устанавливаются в компьютеры сотрудников, либо сотрудникам запрещается пользоваться колонками или наушниками.

Если Вы ответили на какие-то из этих вопросов "Нет" - это не повод отказываться от внедрения электронного обучения. Но обязательно продумайте и внесите в свой план внедрения те шаги, которые позволят, например, обеспечить поддержку руководства или установку единого ПО на компьютерах пользователей. Или обозначьте требования к электронным курсам с учетом ваших возможностей - если сотрудники не смогут смотреть видео и слушать аудио-файлы, то стоит ли делать озвучку курса или добавлять видео? А если сотрудники не очень ладят с техникой, необходимо подумать о шаблоне курса, так чтобы один раз поняв, как управлять курсом, сотрудники дальше смогли учиться легко.