Электронное обучение с нулевым бюджетом

26 июля выступала на онлайн-конференции "E-learning kitchen" с темой "E-learning с нулевым бюджетом". Рассказывала о том, как начать внедрение электронного обучения в условиях отсутствия финансирования, а также о том, как вовлекать руководителей в активное участие в процессе внедрения электронного обучения. Это сообщение и два следующих написаны по мотивам моего выступления на конференции, с пересказом основных идей и с учетом вопросов, заданных аудиторией.

В организациях, где я работала, необходимость во внедрении электронного обучения возникала по следующим причинам:

• В организации есть удаленные офисы/региональные подразделения – они небольшие, 5-7 человек, и направлять туда бизнес-тренера с набором тренингов нецелесообразно, а вывозить всех в Головной офис тоже не получается, так как при этом оголяется участок работы.
• Есть большая целевая аудитория, требующая постоянного обучения. В торговых и сервисных организациях самая большая аудитория, которая требует постоянного обучения - это сотрудники, работающие с клиентами. Здесь часто возникает потребность в быстром проведении обучения, с одновременным участием всех сотрудников. Если необходимо донести небольшой объем информации, если это изменения или дополнения в действующие правила, то можно обойтись обычным сообщением по почте с текстом или презентацией, но если речь идет про необходимость развития навыков или обучение более масштабным знаниям, то требуется другой способ, который позволит это сделать.
• Есть небольшая, но часто меняющаяся целевая аудитория, которую сложно охватить очным обучением. Например, в каждом филиале есть один специалист по работе с корпоративными клиентами, а также один HR-менеджер, и если кто-то из них переходит на другую позицию или увольняется, то возникает потребность в обучении нового сотрудника.

Проанализируйте:

• Есть ли в вашей организации сотрудники, которых сложно охватить очным обучением? Это может быть связано с их географической удаленностью, с графиком работы или с другими обстоятельствами
• Возникают ли в вашей организации ситуации, когда информация должна быть доведена быстро до большого количества сотрудников? При этом важно, чтобы сотрудники не просто ознакомились с этой информацией, а усвоили ее и начали использовать в работе.

Электронное обучение могло бы решить эти задачи. Но для его внедрения необходимо финансирование. Прежде всего, финансирование требуется на Систему Дистанционного Обучения (СДО или, в англоязычной версии, LMS) - программу, которая позволяет управлять процессом обучения, размещать электронные курсы, предоставлять сотрудникам доступ к курсам, контролировать их прохождение. Также в комплекте часто закупается инструмент для быстрой разработки электронных курсов, позволяющий создавать в курсе интерактивные элементы и не требующий знания языков программирования.

Здесь могут возникнуть сложности – ситуация с недостаточным бюджетом на обучение знакома многим. Возможно, это вызвано приоритетами других статей бюджета, сокращением расходов на обучение в связи с ожидаемым кризисом или грядущими изменениями в организации. Кроме того, есть специфические причины, затрудняющие получение финансирования на покупку СДО. Приведу примеры из своего опыта:

Пример 1. СДО в организации уже есть, но она недостаточно функциональная. Это часто происходит в ситуациях, когда изначально система ставилась с целью массового тестирования сотрудников, и с этой точки зрения она работает отлично, но функционал для обучения очень ограничен. Или СДО появилась как бонус к совершенно другому процессу, например к интернет-магазину, и в этом случае СДО часто имеет очень ограниченную функциональность. Обычно это выглядит так - мы можем размещать курсы и предоставлять к ним доступ сотрудникам, но не можем отслеживать, кто из сотрудников их изучает, на каком этапе обучения находится и с каким результатом проходит обучение. К сожалению, получить бюджет на замену существующей СДО сложнее, чем на покупку новой.

Пример 2. В организации внедряется комплексная система управления процессами, куда входит модуль СДО. Но поскольку система комплексная и затрагивает все процессы в организации, то и внедрение достаточно растянуто во времени - перспектива того, что сотрудники смогут начать пользоваться СДО, отодвигается на 1,5-2 года. А на данный момент работать не на чем.

Итак, необходимость внедрения электронного обучения уже назрела, но нет финансирования или нет возможности внедрить полноценный процесс управления обучением. Что же делать?

Можно ждать, когда наконец ситуация изменится в лучшую сторону. Но такое ожидание может затянуться надолго. А можно использовать имеющиеся ресурсы для того, чтобы начать внедрение электронного обучения прямо сейчас.

Найти инструмент для создания электронных курсов вполне реально и без бюджета. Microsoft Powerpoint, имеющийся в большинстве организаций, дает хорошие возможности для разработки интерактивных электронных курсов. Есть и специализированные программы, находящиеся в открытом доступе (например, англоязычная версия Courselab 2.4), а также условно-бесплатные программы, предоставляющие ограниченный по времени доступ для оценки их функциональности (например, Raptivity и Articulate Storyline).

Существуют также и бесплатные СДО, самой известной среди которых является система Moodle. Это один из вариантов решения проблемы. Но внедряя в организации бесплатную СДО, нужно понимать, что к этой системе обязательно понадобится непрерывная техническая поддержка.

Если же у вас нет возможности привлечь IT-специалиста в свой проект на постоянной основе, то главное, с чем предстоит разобраться - как внедрять электронное обучение без СДО. Для этого нужно решить два ключевых вопроса.

1. Каким образом будет осуществляться доставка материалов курса сотрудникам?

Предлагаю несколько вариантов доставки информации. Какие из перечисленных ресурсов есть в вашей организации?

• Электронная почта
• Внутренний сайт или портал для сотрудников
• Сетевой диск или внутренний сервер, куда имеют доступ сотрудники и где можно размещать файлы
• Диски или флэшки
• Внешние файлообменники
• Линейные руководители (опосредованная доставка)

О создании курса в виде почтовой рассылки, а также о вовлечении линейных руководителей я расскажу в следующих сообщениях.

Осуществляя доставку материалов курса без СДО, важно помнить, что такие материалы могут быть скопированы и вынесены за пределы организации. Если для вас важно не допустить свободного распространения учебного материала, то выбирайте тот ресурс, который даст вам максимальную защиту в плане информационной безопасности.

2. Как будет осуществляться контроль и оценка прохождения? Это второй момент, который необходимо учесть при проектировании курсов. Как отслеживать прогресс сотрудников в освоении материалов, и как получать обратную связь от сотрудников о том, насколько им все понятно, интересно, полезно и т.п.?

В моей практике система контроля была реализована в виде контрольных заданий, индивидуальных или групповых. При этом активную роль в осуществлении контроля за прохождением электронного обучения играли линейные руководители. Более подробно я расскажу об этом в следующих сообщениях.

Инструменты и ресурсы для запуска электронного обучения есть в любой организации. Электронное обучение не является чем-то недоступным или свойственным только крупной компании. Поэтому если необходимость в этом уже назрела, можно не ориентироваться на наличие бюджета, а начинать прямо сейчас, опираясь на имеющиеся ресурсы, доводя систему до совершенства уже по ходу работы.